Autodiagnóstico PLAFT

Por qué esta pregunta importa La norma pide dos cosas: La primera es un programa de capacitación anual y aprobado por el directorio (o por el consejo de administración, si eres COOPAC), esta aprobación debe contar con un sustento, de lo contrario existe incumplimiento. La segunda es que quien ingresa reciba capacitación sobre el sistema de prevención según las funciones que le correspondan, a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a su fecha de ingreso. No exige que esté capacitado antes de empezar a operar, sino que lo esté dentro de ese plazo y los 30 días corren desde el ingreso. Si sumas al ingresante a la siguiente jornada anual solo cumple si esa jornada cae dentro de sus primeros treinta días; el resto de las veces el hueco queda fechado en su expediente.

Por qué esta pregunta importa El Sistema de Prevención de PLAFT pide algo concreto y acotado: una constancia de las capacitaciones recibidas, archivada en la documentación personal de cada colaborador y a disposición de la Superintendencia. Las evaluaciones solo hay que conservarlas «si se hubieren realizado», esto es opcional. Sin embargo la lista de asistencia se queda corta, ya que prueba que la sesión ocurrió y quién firmó, pero no deja nada en el legajo de cada persona y si hablamos del registro de la sesión en el sistema de RR. HH. ésta solo acredita que la actividad se realizó, no necesariamente quién la recibió. Una constancia con evaluación y nota va por encima de ese mínimo: no es exigible, pero es lo que hace que el expediente se defienda solo.

Por qué esta pregunta importa Es la pregunta que más se parece a una supervisión real, porque es literalmente lo que ocurre en una: se pide el expediente de una persona concreta y se mide cuánto tarda en aparecer completo. Un expediente que hay que reconstruir existe, pero para efectos de una revisión, lo que no se puede exhibir en el momento pesa parecido a lo que no está.

Por qué esta pregunta importa Capacitar al órgano de dirección junto al resto del personal suena inclusivo y es un hallazgo clásico de supervisión. Un directorio (o un consejo de administración) no necesita saber cómo se llena un formato: necesita saber qué aprueba, qué riesgo asume y de qué responde. Una sesión diseñada para la primera línea no cubre eso y que hayan asistido a ella no acredita que se les haya capacitado en sus propias funciones.

Por qué esta pregunta importa Guardar el expediente completo solo de lo que se reporta suena impecable y es justamente el vacío: porque la decisión de no reportar también debe ser sustentada y archivada. Eso es lo que debemos estar en capacidad de explicar años después, cuando ya nadie recuerda el caso. Un sistema que solo documenta lo reportado deja sin rastro las decisiones que un revisor preguntaría primero. La trazabilidad de la alerta en el sistema es necesaria, pero no sustituye la evaluación firmada de quien decidió.

Por qué esta pregunta importa Un PEP entra al régimen reforzado por mandato, lo cual significa que se le debe solicitar el nombre de sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y de afinidad y el de su cónyuge o conviviente, más las personas jurídicas donde tenga el 25% o más; incrementar la frecuencia con que se revisan sus operaciones y se actualiza su información; realizar indagaciones adicionales de identificación y verificación; y que la aceptación o el mantenimiento de la relación los decida el nivel gerencial más alto de la empresa. Marcarlo en el sistema y subirle el monitoreo cubre una parte (la frecuencia) pero deja el resto fuera. Resolverlo caso por caso consultando al oficial de cumplimiento es lo más frágil de las tres: significa que la medida depende de quién pregunte y de qué día sea y eso no se puede exhibir como procedimiento.

Por qué esta pregunta importa Escalar ante la duda parece lo prudente y es la más frágil de las tres: la primera línea no tiene criterio propio, todo se acumula en una persona y la decisión cambia según a quién se le pregunte. "El sistema lo señala" aplica la misma regla a todos, pero si esa regla solo vive dentro de la parametrización, nadie podrá explicarla años después. Lo que sostiene una revisión es un criterio escrito, conocido y aplicado.